請求書の未払いの催促｜メールと督促状の文例、送る順番と日数の目安

入金が遅れる理由の多くは、請求書の行き違いや相手の社内処理の遅れです。最初の連絡は責める文面ではなく「確認のお願い」にし、返事がなければ一段ずつ強めます。

段取りは次のとおりです。11月30日（月）が支払期限だった場合の日付で示します。

1. 期限の翌営業日（12月1日）：入金の有無と、自社の請求書の中身を確かめる。
2. 1〜2営業日後（12月2日）：1回目の催促メール。「行き違いでしたらご容赦ください」と添える。
3. 返事がなければ2〜3日後（12月4日）：担当者に電話し、支払予定日を聞く。
4. 1週間後（12月8日）：2回目の催促メール。新しい支払期限（12月15日）をはっきり書く。
5. 新しい期限を過ぎたら（12月16日）：督促状を郵送とPDFで送る。期限は12月25日。
6. それでも払われなければ（12月28日以降）：内容証明郵便や、裁判所の支払督促を考える。

大事なのは、日付を決めて動くことです。「そのうち払ってくれるだろう」と待つほど、相手の中で後回しになり、自社の資金繰りも苦しくなります。売掛金を請求できる権利は、期限から5年で時効にかかる点も頭に入れておきます。^※1

この記事では、催促を始める前の確認、送るタイミング、メールの文例、電話のしかた、督促状の文例、遅延損害金と郵送の費用の計算、催促で解決しないときの手段、よくある失敗の順に説明します。裁判所の手続きを含む回収の進め方全体ではなく、取引先に「払ってください」と伝える段階を詳しく扱います。

催促のメールを送る前に、まず自社の側を確かめます。自社のミスだったのに強い文面を送ると、取引先の信頼を失います。確かめるのは次の5つです。

• 入金の記録：口座の入出金を、期限の当日と翌営業日の分まで見ます。振込名義が会社名と違う（親会社名・略称・カタカナの省略）ために見落としていることがあります。
• 金額：入金額が請求額より少し少ないだけなら、振込手数料を差し引かれた可能性があります。全額の未払いか、一部の不足かで、送る文面が変わります。
• 請求書の中身：宛先、請求書番号、金額、支払期限、振込先の口座に誤りがないかを見ます。期限の書き間違いは、そのまま入金の遅れになります。
• 届いたかどうか：送った日、送り先のメールアドレスや住所、請求書の受け取りサービスを使っている会社ならその登録状況を確かめます。経理部ではなく現場の担当者に届いて止まっていることも多くあります。
• 検収や条件：納品物の検収が終わっているか、契約で「検収の翌月末払い」のような条件になっていないかを見ます。支払期限の数え方を取り違えていることがあります。

相手の側の事情として多いのは、請求書の受け取り漏れ、社内の承認の遅れ、担当者の異動や休み、支払日の締めに間に合わなかった、というものです。一方で、連絡しても返事がない、支払いの約束を何度も延ばす、というときは、相手の資金繰りが苦しくなっている合図かもしれません。与信管理（取引先の信用調査）のやり方で説明している危ないサインと照らし合わせ、次の注文を受けるかどうかも考えます。

催促は、早すぎても遅すぎてもうまくいきません。期限の当日に「まだですか」と送ると、相手が夕方に振り込む予定だった場合に気まずくなります。反対に、1か月も黙っていると、相手は「この会社は遅れても何も言わない」と受け取ります。

目安は、期限の翌営業日に確かめ、1〜2営業日以内に1回目の連絡です。そこから先は、相手の反応で次の手を決めます。

この段取りは、相手が返事をしないときのものです。途中で相手から「〇日に払います」と返事があれば、その日まで待ち、翌営業日に入金を確かめます。約束の日に入金がなければ、次の段階に進みます。

相手の反応ごとの次の手

表のとおり、相手の言い分によって打つ手は変わります。どの場合も、やりとりの日時と内容を残しておくことが、あとで役に立ちます。

そもそも支払期限が長すぎて資金繰りが苦しいなら、次の契約から期限を見直す相談も考えます。期限の決まり方は支払いサイトとはで説明しています。

メールの催促は、文面が記録に残るのがよいところです。1回目と2回目で、伝えることを変えます。

1回目：行き違いを前提にした確認のお願い

1回目は「入金が確認できていない」という事実だけを伝えます。相手が払い忘れたと決めつけず、行き違いの可能性に触れます。件名だけで用件がわかるようにします。

件名：【ご確認のお願い】11月30日お支払期限の請求書（No.2026-1105）について

株式会社〇〇　経理ご担当者様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

10月31日付けでお送りした下記の請求書について、本日時点で当社でのご入金の確認ができておりません。

請求書番号：No.2026-1105
ご請求金額：500,000円（税込）
お支払期限：2026年11月30日
お振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567 カ）△△

お手数ですが、お支払い状況をご確認いただけますでしょうか。請求書がお手元に届いていない場合は、すぐに再送いたします。

なお、本メールと行き違いでお振込みいただいている場合は、ご容赦ください。

請求書のPDFをもう一度添付しておくと、相手が探す手間がなくなります。送り先は、ふだんやりとりしている担当者と、わかっていれば経理の窓口の両方にします。

2回目：新しい支払期限をはっきり書く

1回目に返事がない、または約束の日に入金がないときは、2回目を送ります。2回目では新しい支払期限を日付で書き、その日までの返事を求めます。言葉はていねいなまま、あいまいさをなくします。

件名：【再度のお願い】請求書（No.2026-1105）のお支払いについて

株式会社〇〇　経理ご担当者様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。

12月2日にご連絡いたしました、下記の請求書のお支払いについて、本日時点でまだご入金を確認できておりません。

請求書番号：No.2026-1105
ご請求金額：500,000円（税込）
当初のお支払期限：2026年11月30日

大変恐れ入りますが、2026年12月15日（火）までに、下記の口座へお振込みくださいますようお願いいたします。お支払いが難しいご事情がある場合は、12月10日までにお支払予定日をご連絡ください。

お振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567 カ）△△

行き違いでお振込みいただいている場合は、ご容赦ください。

新しい期限は、相手が社内で支払いの手続きをする時間を見て、1週間前後先にします。「お支払いが難しいご事情がある場合は」と相談の入口を残しておくと、黙ったまま放っておかれることを防げます。

相手から返事が来たときの返信

「〇日に払います」と返事が来たら、その日付を書いてお礼を返します。約束の日を文面で残すためです。

ご連絡ありがとうございます。12月10日にお振込みいただけるとのこと、承知いたしました。当日のご入金を確認できましたら、改めてご連絡はいたしません。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

催促メールで避けたい言い方と、言い換え

同じことを伝えるのでも、言い方で相手の受け取り方は変わります。決めつけや感情の言葉を、事実とお願いに置き換えます。

右の列は、どれも日付と事実が入っています。あいまいな「至急」より、日付の方が相手も社内で動きやすくなります。

一部だけ入金されたとき・振込手数料を引かれたとき

入金額が足りないときは、足りない額と理由の確認を求めます。振込手数料は、契約で取り決めがなければ、払う側（相手）が負担するのが民法の原則です。^※1ただし、数百円の差額で関係をこじらせるのは得策ではありません。次の請求から「振込手数料はご負担ください」と請求書に書いておくのが現実的です。

12月15日に300,000円のご入金を確認いたしました。ありがとうございます。ご請求金額500,000円との差額200,000円について、お支払予定日をお知らせいただけますでしょうか。

メールに返事がないときは、電話をかけます。メールが迷惑メールに振り分けられていたり、担当者が休んでいたりすることもあるからです。電話は相手の事情をその場で聞けるので、支払予定日を引き出すのに向いています。

話す順番

1. 名乗って、担当者を確かめる：「株式会社△△の□□です。11月分のご請求の件で、経理ご担当の方をお願いできますか」。
2. 用件を事実で伝える：「11月30日がお支払期限の請求書、No.2026-1105の500,000円について、まだご入金を確認できておりません」。
3. 状況を聞く：「請求書はお手元に届いておりますでしょうか」「社内のお手続きはどのような状況でしょうか」。
4. 支払予定日をもらう：「いつごろお振込みいただけそうでしょうか」。あいまいな答えなら「〇日でよろしいでしょうか」と日付で確かめる。
5. メールで念押しする：電話のあと、聞いた支払予定日をメールで送り、記録に残す。

電話で約束した日付も、メールで送り直さなければ「言った・言わない」になります。最後の手順を飛ばさないことが大切です。

よくある相手の答えと、返し方

どの答えでも、最後は「日付」をもらって電話を終えるのがこつです。日付のない約束は、催促の段取りを止めてしまいます。

記録に残すこと

電話のたびに、日時、話した相手の名前と部署、相手の説明、約束した支払日を書き残します。あとで督促状を送るときや、裁判所の手続きに進むときに、いつ何を求めたかを示す材料になります。

電話をかけるのは、相手の営業時間の中にします。何度も続けてかける、大きな声で迫る、といったやり方は、相手を追い詰めるだけでなく、あとで説明するように法律上の問題になることもあります。

新しい期限を過ぎても入金がなければ、督促状を送ります。督促状は「正式に支払いを求める書面」です。決まった書式はありませんが、何を、いくら、いつまでに払ってほしいかを、誤解のないように書きます。

督促状に書く8つの項目

宛先を担当者だけでなく代表者にするのは、社内で止まっている請求書を、決める立場の人に届けるためです。

督促状の文例

督促状

2026年12月16日

株式会社〇〇
代表取締役　〇〇〇〇　様

株式会社△△
代表取締役　△△△△
東京都〇〇区〇〇1-2-3　電話 03-0000-0000

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、2026年10月31日付けでご請求いたしました下記の代金について、お支払期限の2026年11月30日を過ぎましたが、本日までご入金を確認できておりません。12月2日および12月8日にメールで、12月4日にお電話でお願いいたしましたが、ご連絡をいただけておりません。

つきましては、2026年12月25日（金）までに、下記の口座へお振込みくださいますよう、重ねてお願い申し上げます。

万一、上記の期日までにお支払いもご連絡もいただけない場合は、誠に不本意ながら、法的な手続きをとることを検討いたします。

なお、本状と行き違いでお支払いいただいている場合は、ご容赦ください。

敬具

記
請求書番号：No.2026-1105（2026年10月31日発行）
ご請求金額：500,000円（税込）
当初のお支払期限：2026年11月30日
お振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567 カ）△△
以上

遅延損害金（遅れた日数分の損害の埋め合わせ）を請求する場合は、「お支払期限の翌日からお支払いの日まで、年3%の割合による遅延損害金を加えてご請求いたします」と書き足します。金額の目安は、次の章で計算します。

送り方：郵送とPDFの両方で

督促状は、郵送とメール（PDFの添付）の両方で送ります。郵送は、相手の会社の中で担当者以外の人の目にも触れます。メールは、届いた日時が記録に残ります。郵送を書留にすると、相手が受け取った記録も残せます。

分けて払いたいと言われたときの合意書

相手が「一度には払えない」と言ってきたら、分けて払ってもらう方が、何も払われないよりよい場合があります。そのときは口約束にせず、次の項目を書いた合意書（または覚書）を交わし、相手の署名か記名押印をもらいます。

最初の行の「支払う義務を認める」という一文は、時効の数え直し（承認）の証拠にもなります。回数は、相手が本当に払える額から決め、長くしすぎないようにします。

督促状と内容証明郵便の違い

内容証明郵便は、いつ、誰に、どんな内容の文書を送ったかを郵便局が証明するしくみです。督促状と中身は似ていても、あとで「受け取っていない」「そんな請求は知らない」と言わせない証拠になる点が違います。料金は郵便料金に、一般書留と内容証明の加算料金がかかります。^※1内容証明は、督促状でも払われないときの次の段階として使います。

催促の文面に数字を入れると、相手に「遅れると損をする」と伝わります。ここでは、50万円の請求書を例に、遅延損害金、時効、催促にかかる費用を計算します。

遅延損害金：年3%なら、50万円の90日遅れで3,699円

支払期限を過ぎると、相手は期限の翌日から「遅れた責任」を負います。^※1お金の支払いが遅れたときの損害は、契約で利率を決めていなければ法定利率の年3%で計算します。^※2法定利率は2026年4月1日から2029年3月31日までも年3%のままです。^※3

一方、自社が取適法（中小受託取引適正化法、2026年1月に下請法から変わった法律）の対象となる受注者で、相手が発注者の場合は、受け取った日から60日を過ぎた日から、年14.6%の遅延利息がかかります。^※4

計算の式は「請求額×利率×遅れた日数÷365」です。

年3%で計算すると、50万円が90日遅れても3,699円です。遅延損害金そのものは、相手に早く払わせる力としては小さいとわかります。督促状に書くのは「放っておくと増え続ける」と伝えるためで、回収の決め手は期限を区切ることと、次の手段を示すことです。

取適法の対象になるのは、発注者と受注者の資本金や従業員の規模、取引の内容で決まります。自社が対象に当たるかは、公正取引委員会の案内で確かめます。

一部だけ入金されたときの数え方

遅延損害金も請求しているときに一部だけ入金されると、法律上は、費用、利息（遅延損害金）、元本の順に充てます。^※5たとえば、50万円の90日遅れで遅延損害金3,699円が付いているところに20万円が入金されると、先に3,699円に充て、元本に充てるのは196,301円です。残る元本は303,699円になります。分けて払ってもらう約束をするときは、どの順に充てるかも合意書に書いておきます。

時効：期限から5年。催促だけでは止められない

売掛金は、支払期限から5年たつと時効で請求できなくなります。^※611月30日が期限の請求書なら、2031年11月30日ごろが目安です。

督促状や内容証明での請求（催告）をすると、そこから6か月は時効が完成しません。ただし、その6か月の間にもう一度催告しても、期間は延びません。^※7時効を新しく数え直すには、相手に支払う義務があると認めてもらう（承認）か、裁判所の手続きをとる必要があります。^※8一部の入金や、分けて払う合意書への署名は、承認に当たります。時効と貸倒れの扱いは売掛金とはでも説明しています。

催促にかかる費用

内容証明は、郵便料金110円に、一般書留480円、内容証明480円（2枚目以降は1枚290円）、配達証明350円を足した額です。^※9書面で催促しても、費用は数百円から千数百円で済みます。50万円の売掛金を取りこぼす損に比べれば小さな額です。

督促状を送っても払われないとき、あるいは入金を待っている間に自社の支払いが迫っているときは、次の方法を考えます。

催促で払われないときの次の手段

• 内容証明郵便で請求する：前の章のとおり、送った内容と届いた日が証明されます。時効の完成も6か月止まります。
• 支払督促を申し立てる：相手が請求の中身を争っていないなら、簡易裁判所に書類を出すだけで支払いを命じてもらえます。手続きと費用は支払督促とはで説明しています。
• 少額訴訟・通常の訴訟：60万円以下なら、原則1回の期日で終わる少額訴訟も使えます。相手が中身を争っているときは訴訟になります。
• 公的な相談窓口：取適法の対象の取引なら、支払いの遅れは発注者に禁じられた行為です。公正取引委員会や中小企業庁に知らせることができ、知らせたことを理由に取引を減らすなどの扱いも禁じられています。^※1フリーランスとして受けた仕事の報酬の未払いは、厚生労働省の委託で第二東京弁護士会が運営する「フリーランス・トラブル110番」に無料で相談できます。^※2

支払期日の60日ルール（取適法・フリーランス法）の中身は、請求書の買取（現金化）とはの中でまとめています。

入金を待てないとき

入金の遅れで自社の支払いに間に合わないときは、回収と並行して資金繰りの手当てをします。支払先への相談、税金や社会保険料の猶予、金融機関への相談などの順番は資金繰りが苦しいときの対処の順番で説明しています。

ほかの取引先への、まだ期限が来ていない売掛金があるなら、それを早く現金にする方法もあります。ただし、支払期限を過ぎて払われていない売掛金そのものは、回収の見込みが読みにくいため、一般に売りにくく、手数料も高くなりがちです。遅れている請求書は催促で回収し、資金の手当ては別の手段でと分けて考えます。どの方法が合うかは資金調達診断で確かめられます。

催促しない方がよい場合

相手が倒産の手続きに入ったときは、個別に催促しても払ってもらえません。裁判所や管財人からの通知に従って、債権の届出をします。また、すでにその売掛金をファクタリング会社に売っている場合は、売った後の売掛金の持ち主は買い手です。3社間の契約なら、催促するのはファクタリング会社です。2社間の契約でも、自社名で督促状を出す前に契約書の定めを確かめます。2つの契約の違いは2社間と3社間の違いで説明しています。

催促は、正しく進めれば取引先との関係を保ったまま回収できます。逆に、やり方を誤ると、回収できないうえに自社が責任を問われることもあります。

よくある失敗

• 待ちすぎる：「忙しいのだろう」と1か月以上放っておくと、相手の中で支払いの順番が下がります。期限の翌営業日に確かめるのを決まりにします。
• 自社のミスを確かめずに強く出る：請求書の宛先違いや送り忘れだったときに、取り返しがつきません。最初の連絡は確認のお願いにします。
• 電話の約束を記録しない：口頭の約束は、守られなかったときに何も残りません。電話のあとにメールで念押しします。
• 分割払いを口約束で受ける：金額・回数・日付・1回でも遅れたら残りを一度に払うこと（期限の利益の喪失）を書いた合意書を交わします。相手の署名は、時効の数え直しにも役立ちます。
• 催告を繰り返して時効を延ばしたつもりになる：督促状を何度送っても、時効の完成が止まるのは最初の催告から6か月だけです。^※1期限が近いなら、裁判所の手続きを考えます。
• 次の取引を止めずに続ける：払われないまま納品を続けると、未払いが膨らみます。入金が確認できるまで、新しい注文の受け方を見直します。

言ってはいけないこと・やってはいけないこと

お金を払ってもらう権利があっても、求め方には限度があります。相手やその家族の身体や財産、名誉に害を加えると告げて脅すと脅迫罪に、脅して払わせると恐喝罪に問われることがあります。^※2また、相手の会社名を出して「お金を払わない会社だ」とSNSや業界内に広めると、事実であっても名誉毀損になることがあります。^※3

• 「払わないなら会社に押しかける」「取引先に全部話す」と告げる
• SNSや口コミサイトに、相手の会社名を出して未払いを書き込む
• 相手の取引先や家族に連絡して、払うよう迫る
• 深夜や早朝に何度も電話をかける

督促状の「法的な手続きを検討します」という書き方は、正当な手段を予告するものなので問題ありません。迷ったときは、事実（いくら、いつから払われていないか）と、お願い（いつまでに払ってほしいか）だけを書くと覚えておきます。